Forretningsbetingelser

Parter og aftalegrundlag

Disse forretningsbetingelser gælder for Storebook ApS, CVR nr. 46721519, Grønnegade 1, 1. sal, 1107 København K, e-mail kontakt@storebook.dk, og den erhvervskunde, der indgår aftale med Storebook. Betingelserne omfatter bogholderydelser og levering af software. De er udarbejdet til kunder, som handler som led i deres erhverv.

Aftalen består af det accepterede tilbud, ordrebekræftelsen eller den særskilte kundeaftale, disse betingelser og de bilag, som parterne har vedtaget. En databehandleraftale har forrang for spørgsmål om behandling af personoplysninger. For andre spørgsmål har individuelt aftalte vilkår forrang for disse betingelser.

Storebook skal stille betingelserne til rådighed før aftaleindgåelsen. Aftalen kan indgås ved underskrift, e-mail eller elektronisk accept. Kundens egne indkøbsbetingelser gælder kun, hvis Storebook udtrykkeligt accepterer dem skriftligt. Ændringer i opgavens omfang, pris eller væsentlige forudsætninger skal aftales skriftligt.

Ingen af parterne kan overdrage aftalen uden den anden parts skriftlige samtykke, medmindre andet er individuelt aftalt. Storebook kan anvende underleverandører og hæfter for deres aftalte leverancer som for sine egne. Brug af underdatabehandlere skal desuden følge databehandleraftalen.

Ydelser og opgavens omfang

Den konkrete aftale angiver, hvilke ydelser Storebook skal levere, og om de omfatter eksempelvis løbende bogføring, bilagshåndtering, afstemning, momsindberetning, lønadministration, klargøring af regnskabsmateriale eller adgang til software. Eksemplerne udvider ikke i sig selv den aftalte leverance.

Storebook er et bogholderfirma. Leverancen omfatter ikke revision, review, udvidet gennemgang eller andre erklæringer med sikkerhed. Skatte- eller juridisk rådgivning, udarbejdelse eller indsendelse af årsrapport og andre særskilte opgaver er kun omfattet, hvis det fremgår udtrykkeligt af aftalen.

Storebook udfører de aftalte opgaver med sædvanlig faglig omhu. Aftalen skal fastlægge perioder, leveringsfrister, frister for kundens materiale samt nødvendige godkendelser. Storebook skal overholde fristerne for de indberetninger, Storebook udtrykkeligt har påtaget sig, når de aftalte forudsætninger er opfyldt.

Hvis oplysninger mangler eller en frist er i fare, skal Storebook orientere kunden uden unødigt ophold og søge at begrænse konsekvenserne. Storebook skal gøre kunden opmærksom på væsentlige fejl eller uklarheder, som konstateres under arbejdet. Der udføres ikke en fuldstændig kontrol af materialets rigtighed som ved revision.

Et overslag skal fremgå som et overslag. Et aftalt fast honorar gælder for det aftalte omfang og kan ikke ensidigt omdefineres til et overslag. Behov for merarbejde og pris aftales med kunden, før arbejdet udføres.

Kundens medvirken og ansvar

Kunden skal rettidigt levere fuldstændige og korrekte bilag, oplysninger og instrukser samt de nødvendige systemadgange og fuldmagter. Kunden skal oplyse om ændringer i eksempelvis virksomhedens aktiviteter, momsforhold, medarbejdere, ejerforhold og konti, når de har betydning for opgaven.

Kunden udpeger en kontaktperson, der kan træffe beslutninger, besvare spørgsmål og give de nødvendige godkendelser. Kunden skal gennemgå materiale og indberetninger i det omfang og inden for de frister, der er aftalt. Manglende svar er ikke en godkendelse, medmindre en konkret og lovlig godkendelsesprocedure er aftalt.

Kundens ledelse bevarer det ansvar, som efter lovgivningen påhviler virksomheden, herunder for virksomhedens bogføring, regnskab, oplysninger til myndigheder og opbevaring af regnskabsmateriale. Dette fritager ikke Storebook for ansvaret for de opgaver, som Storebook har påtaget sig.

Storebook kan alene disponere over betalinger eller indberette på kundens vegne, hvis dette er særskilt aftalt og dækket af en gyldig bemyndigelse. Betalingsgodkendelser og eventuelle krav om flere godkendere skal være fastlagt i aftalen.

Kunden må kun overføre oplysninger til Storebook, som kunden har ret til at behandle og videregive. Kunden er ansvarlig for eget behandlingsgrundlag og egen information til de berørte personer. Storebook har selvstændigt ansvar for sine forpligtelser efter databeskyttelsesreglerne.

Software og brugsret

Kunden får i aftaleperioden en begrænset, ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig ret til at bruge den aftalte software til de virksomheder, brugere og formål, som aftalen omfatter. Brugsretten giver ikke ejerskab til software eller adgang til kildekode. Udvidelser, flere brugere og særskilt udvikling kræver en aftale.

Kunden skal administrere egne brugere og adgangsrettigheder, fjerne adgange for personer, der ikke længere skal have adgang, og beskytte loginoplysninger. Personlige konti må ikke deles. Kunden skal anvende de sikkerhedsfunktioner, som kræves for den pågældende tjeneste, og straks underrette Storebook ved mistanke om misbrug.

Softwaren må ikke videresælges, udlejes, bruges til ulovlige formål eller udsættes for forsøg på at omgå adgangsbegrænsninger. Kopiering, ændring og reverse engineering er kun tilladt i det omfang, det er aftalt eller følger af ufravigelig lovgivning.

Kunden skal sikre, at de personer, der anvender softwaren på kundens vegne, følger aftalen. Kunden skal kontrollere automatiske forslag og resultater i det omfang, aftalen placerer denne opgave hos kunden. Automatisering ændrer ikke Storebooks ansvar for aftalte faglige ydelser.

Hvis leverancen omfatter software fra tredjemand, skal aftalen angive leverandøren, licensvilkårene og hvem der er kontraktpart og ansvarlig for drift og support. Vilkår fra tredjemand skal stilles til rådighed før accept. Storebook er fortsat ansvarlig for egne aftalte leverancer og for leverandører, der er engageret af Storebook til at opfylde disse.

Aftalen skal angive softwarens funktioner og eventuelle status som registreret digitalt bogføringssystem. Softwaren må kun anvendes som kundens lovpligtige digitale bogføringssystem, hvis den valgte løsning opfylder de gældende krav. Storebook er ansvarlig for de lovkrav, der påhviler Storebook som udbyder; kundens egne pligter følger af lovgivningen og den aftalte løsning.

Drift support integrationer og sikkerhedskopiering

Storebook skal drifte software, som Storebook har driftsansvaret for, med sædvanlig faglig omhu. Et garanteret tilgængelighedsniveau, konkrete svartider, supporttider eller bod for driftsafbrydelser gælder kun, hvis det er aftalt skriftligt. Fejl og supporthenvendelser kan meldes til kontakt@storebook.dk.

Storebook kan udføre nødvendig vedligeholdelse, sikkerhedsopdateringer og ændringer i softwaren. Planlagte afbrydelser varsles med rimeligt varsel, når det er muligt, og søges placeret med mindst mulig gene. Akutte sikkerhedsforhold kan kræve en midlertidig afbrydelse uden forudgående varsel. Storebook informerer kunden hurtigst muligt, når det er forsvarligt.

Storebook må ikke uden kundens accept eller en gyldig varslet ændring efter punkt 15 væsentligt reducere aftalte kernefunktioner. En ændring, der er nødvendig efter lovgivningen eller for at afværge en konkret sikkerhedsrisiko, kan gennemføres straks, men kunden skal informeres om betydning og mulige alternativer.

Integrationer til banker, regnskabssystemer eller andre tjenester kan kræve kundens accept og gyldige adgange. Ændringer og driftsproblemer hos tredjemand kan påvirke integrationerne. Storebook skal informere om væsentlige problemer, som Storebook bliver bekendt med, og håndtere dem inden for det aftalte ansvar. Nye integrationer, ændringer i kundens systemer og tilpasningsarbejde er kun omfattet, hvis det er aftalt.

Aftalen skal fastlægge ansvar for sikkerhedskopiering, omfang, opbevaring og gendannelse. Kunden skal sikre bevaring af materiale, som ligger uden for den aftalte løsning. Fordelingen kan ikke tilsidesætte Storebooks lovpligtige sikkerheds- eller opbevaringskrav som databehandler eller udbyder af et digitalt bogføringssystem.

Priser abonnement og betaling

Priser, timesatser, abonnementsperioder og fakturering fremgår af den konkrete aftale. Priser er eksklusive moms, medmindre andet er angivet. Løbende softwareabonnementer betales forud for den aftalte periode, mens bogholderydelser faktureres som aftalt.

Hvis en opgave udføres efter medgået tid, skal de relevante satser være oplyst og accepteret før arbejdet. Udlæg, gebyrer og betaling til tredjemand kan kun faktureres ud over den aftalte pris, hvis det er aftalt eller efterfølgende godkendt af kunden.

Betalingsfristen er 7 dage fra fakturadato, medmindre en anden frist fremgår af aftalen. Ved forsinket betaling kan Storebook kræve renter og gebyrer efter rentelovens regler. Kunden skal hurtigst muligt meddele en konkret indsigelse mod fakturaen og betale den ubestridte del rettidigt.

Eventuelle automatiske fornyelser og bindingsperioder skal fremgå tydeligt før aftaleindgåelsen. Hvis andet ikke er aftalt, fortsætter abonnementet løbende uden en særskilt bindingsperiode og kan opsiges efter punkt 13.

Prisændringer for løbende ydelser kan gennemføres med mindst 30 dages skriftligt varsel. Kunden kan opsige den berørte ydelse til ændringens ikrafttræden, hvis opsigelsen modtages inden denne dato. En aftalt fast pris i en bestemt periode ændres ikke i perioden uden kundens accept.

Personoplysninger

Storebooks behandling af personoplysninger som dataansvarlig er beskrevet i Storebooks privatlivspolitik, som stilles til rådighed sammen med aftalen og på Storebooks hjemmeside.

Når Storebook behandler personoplysninger på kundens vegne, skal parterne indgå en databehandleraftale efter GDPR artikel 28, før behandlingen starter. Databehandleraftalen skal blandt andet regulere instruks, underdatabehandlere, behandlingssteder, sikkerhed, bistand til rettigheder, sikkerhedsbrud, kontrol og håndtering af data ved ophør.

Storebook må ikke anvende personoplysninger, der behandles på kundens vegne, til egne selvstændige formål uden et særskilt lovligt grundlag og opfyldelse af de nødvendige oplysningskrav. Kundens aftale om softwareadgang udgør ikke i sig selv et sådant grundlag.

Underretning om brud på persondatasikkerheden og parternes samarbejde ved hændelser følger databehandleraftalen og lovgivningen. Storebook skal som databehandler underrette kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud.

Fortrolighed og kommunikation

Parterne skal holde ikke-offentlige oplysninger om hinanden og opgaven fortrolige og kun bruge dem til aftalens opfyldelse. Oplysninger kan deles med personer og leverandører, der har et nødvendigt arbejdsbetinget behov og er underlagt passende fortrolighed, samt når lovgivningen kræver videregivelse.

Pligten gælder ikke oplysninger, som lovligt er offentligt kendte, allerede lovligt var kendt af modtageren eller lovligt modtages fra tredjemand uden fortrolighedspligt. Fortroligheden fortsætter efter aftalens ophør.

Parterne kan kommunikere elektronisk. Fortroligt materiale skal sendes via en kanal, der er egnet til oplysningernes karakter. Begge parter skal beskytte egne systemer og straks orientere om fejl, der kan påvirke opgaven. Elektronisk kommunikation fritager ikke Storebook for aftalte eller lovpligtige sikkerhedsforpligtelser.

Storebook må kun bruge kundens navn, logo eller opgave som reference i markedsføring med kundens forudgående skriftlige samtykke. Parterne må ikke offentliggøre den anden parts fortrolige oplysninger uden tilladelse eller et lovligt grundlag.

Rettigheder til materiale og data

Kunden bevarer sine rettigheder til eget materiale og sine data. Kunden giver Storebook de rettigheder, der er nødvendige for at levere den aftalte ydelse. Kundens bilag, bogføringsdata og aftalte leverancer skal kunne udleveres efter punkt 13.

Storebook og relevante tredjepartsleverandører bevarer rettighederne til deres software, metoder, generelle skabeloner og værktøjer. Medmindre andet aftales, får kunden ret til at anvende aftalte rapporter, opgørelser og øvrige leverancer til virksomhedens formål og dele dem med eksempelvis sin revisor, bank og relevante myndigheder.

Storebooks interne arbejdsdokumenter tilhører Storebook, men dette begrænser ikke kundens ret til eget regnskabsmateriale, de aftalte leverancer eller indsigt og udlevering efter lovgivningen. Rettigheder til kundespecifik softwareudvikling skal aftales særskilt.

Kundekendskab og lovlige opgaver

Som eksternt bogholderfirma skal Storebook opfylde hvidvasklovens krav, når opgaven er omfattet af loven. Kunden skal levere nødvendige oplysninger og dokumentation om identitet, reelle ejere, ejerstruktur og kundeforholdets formål samt oplyse relevante ændringer.

Storebook kan afvise, udsætte eller standse en omfattet ydelse, hvis lovpligtige kundekendskabskrav ikke kan opfyldes. Storebook kan være forpligtet til at undersøge forhold og underrette Hvidvasksekretariatet uden at orientere kunden.

Parterne skal overholde de regler og sanktioner, der gælder for dem og opgaven. Storebook kan ikke pålægges at udføre ulovlige dispositioner eller fortsætte en leverance, som ikke lovligt kan gennemføres. Hvis Storebook bliver bekendt med en væsentlig interessekonflikt, skal den håndteres med kunden, i det omfang lovgivningen tillader det.

Ansvar og begrænsninger

Storebook er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler for fejl og forsømmelser ved de aftalte ydelser med de begrænsninger, der følger af dette punkt.

Storebooks samlede erstatningsansvar over for kunden for samme eller sammenhængende begivenheder er begrænset til det samlede vederlag, som kunden har betalt, eller som er forfaldent, for den berørte ydelse i de 12 måneder før den ansvarspådragende begivenhed.

Storebook hæfter ikke for indirekte tab, herunder mistet fortjeneste, mistede forretningsmuligheder og tab af goodwill. Rimelige, dokumenterede udgifter til genskabelse af kundens data kan udgøre et direkte tab, hvis tabet skyldes Storebooks ansvarspådragende forhold. Sådanne udgifter er omfattet af beløbsgrænsen i punkt 11.2.

Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed eller i det omfang, de strider mod ufravigelig lovgivning. De begrænser ikke registreredes rettigheder eller krav efter GDPR og fritager ikke Storebook for lovpligtige sikkerheds-, registrerings- eller opbevaringsforpligtelser.

Storebook er ikke ansvarlig i det omfang, et tab skyldes kundens manglende, urigtige eller forsinkede oplysninger, kundens uberettigede brug af softwaren eller forhold hos leverandører, som kunden selv har engageret. Storebook har fortsat pligt til at reagere på fejl, som konstateres ved udførelsen af den aftalte opgave, og til at begrænse tabet inden for sit ansvar.

Leverancer udarbejdes til kunden og det aftalte formål. Tredjemand får ikke alene ved at modtage en leverance et selvstændigt kontraktkrav mod Storebook. Dette begrænser ikke krav, der følger af ufravigelig lovgivning. Parterne skal søge at begrænse et muligt tab og meddele konstaterede fejl uden unødigt ophold.

Misligholdelse og midlertidig standsning

Ved væsentlig misligholdelse kan den anden part ophæve den berørte aftale. Hvis forholdet kan afhjælpes, skal der først gives et skriftligt påkrav med beskrivelse af misligholdelsen, en afhjælpningsfrist på mindst 14 dage og oplysning om, at aftalen ellers kan ophæves.

Ved væsentlig betalingsmisligholdelse kan Storebook efter et sådant varsel midlertidigt standse den berørte ydelse. Storebook skal beskrive de kendte følger, herunder risikoen for manglende indberetning eller begrænset softwareadgang. Standsningen skal være rimelig og begrænset til det nødvendige.

Storebook kan uden afhjælpningsfrist begrænse adgang eller standse en ydelse, hvis det er nødvendigt for at afværge en konkret alvorlig sikkerhedsrisiko eller overholde lovgivningen. Kunden orienteres hurtigst muligt, medmindre lovgivningen forhindrer det.

Standsning og ophævelse ændrer ikke lovpligtige opbevaringskrav eller kundens ufravigelige rettigheder til data. Håndtering af kundens materiale og data følger punkt 13 og databehandleraftalen.

Opsigelse og data ved ophør

Løbende bogholderydelser og softwareabonnementer kan af hver part opsiges skriftligt med en måneds varsel til udgangen af en kalendermåned, medmindre andet er aftalt. En særskilt binding skal være tydeligt aftalt. Ufravigelige rettigheder til udbyderskift kan ikke fraviges ved en bindingsperiode.

Kunden betaler for leverede ydelser og for løbende ydelser frem til ophørsdatoen. Forudbetalte beløb for perioder efter ophørsdatoen tilbagebetales, når aftalen lovligt ophører før udløbet af den betalte periode. Parterne aftaler håndtering af igangværende indberetninger og andre frister.

Kunden kan anmode om udlevering af egne bilag, bogføringsdata og aftalte leverancer i et almindeligt anvendt format, der passer til materialet. Storebook skal give kunden en rimelig mulighed for at hente materialet og må ikke tilbageholde lovpligtigt regnskabsmateriale som sikkerhed for betaling. Arbejde med særskilt konvertering eller ekstra rådgivning aftales på forhånd og kan kun kræves betalt, når lovgivningen tillader det.

Hvis Storebooks software er en databehandlingstjeneste omfattet af EU Data Act, kan kunden ved skriftlig meddelelse vælge skift til en anden udbyder, flytning til egen it-infrastruktur eller sletning. Ved udbyderskift oplyser kunden den nye udbyders nødvendige kontaktoplysninger. Storebook yder rimelig bistand til kunden og kundens bemyndigede tredjeparter, understøtter kundens plan for skiftet og informerer om kendte risici for kontinuiteten. Storebook opretholder de aftalte funktioner og et højt sikkerhedsniveau under skiftet og dataudtrækket. Eksporterbare data og digitale aktiver stilles til rådighed i et almindeligt anvendt, maskinlæsbart format. Åbne grænseflader stilles til rådighed, hvor Data Act kræver det.

For sådanne tjenester er varslingsperioden for at indlede et skift højst to måneder. Herefter er overgangsperioden som udgangspunkt højst 30 kalenderdage. Hvis en lovlig undtagelse eller en forlængelse efter Data Act er nødvendig, skal Storebook følge reglerne om begrundelse, information og frister. Efter overgangsperioden har kunden mindst 30 kalenderdage til at hente data. Ved et vellykket skift ophører den berørte softwareaftale, og Storebook bekræfter ophøret. Hvis kunden alene ønsker sletning ved tjenestens ophør, ophører aftalen ved udløbet af den gældende varslingsperiode, og Storebook bekræfter dette.

Aftalen skal før aftaleindgåelsen angive de eksporterbare data og digitale aktiver, eksportformater og metoder, eventuelle undtagelser for interne data samt gældende skiftevilkår og tilladte gebyrer. Undtagelser for Storebooks immaterielle rettigheder eller forretningshemmeligheder må ikke hindre eller forsinke et lovligt skift.

Hvis Data Act finder anvendelse, kan gebyrer for nødvendigt udbyderskift og dataudførsel frem til 12. januar 2027 højst dække de tilladte direkte omkostninger og skal oplyses på forhånd. Fra 12. januar 2027 opkræves sådanne gebyrer ikke. Frivillig ekstra rådgivning kan aftales særskilt, hvis den ligger ud over de lovpligtige skifteydelser.

Efter et vellykket skift af en tjeneste omfattet af Data Act slettes kundens eksporterbare data og digitale aktiver fuldstændigt efter dataudtræksperioden, medmindre en senere dato er aftalt, eller ufravigelig lovgivning kræver opbevaring. Personoplysninger, som Storebook behandler på kundens vegne, slettes eller tilbageleveres efter databehandleraftalen og gældende lovgivning. Hvis Storebook har en selvstændig lovpligtig opbevaringspligt, bevares det omfattede materiale i den krævede periode med begrænset adgang. Kunden skal sikre fortsat lovlig opbevaring af det øvrige regnskabsmateriale efter ophør.

Forhold uden for parternes kontrol

En part er fritaget for ansvar for manglende opfyldelse i det omfang, det skyldes en ekstraordinær begivenhed uden for partens rimelige kontrol, som parten ikke med rimelighed kunne forebygge eller overvinde. Det kan eksempelvis være krig, naturkatastrofer eller myndighedsindgreb. Almindelige driftsfejl, manglende bemanding eller utilstrækkelig it-sikkerhed er ikke i sig selv sådanne begivenheder.

Den berørte part skal informere den anden uden unødigt ophold og søge at begrænse følgerne. Hvis hindringen varer mere end 30 dage og væsentligt påvirker leverancen, kan hver part opsige den berørte ydelse med skriftlig meddelelse. Betaling for allerede leverede ydelser og pligter om fortrolighed, databeskyttelse og lovpligtig opbevaring består.

Ændringer af betingelserne

Storebook kan for løbende aftaler varsle sagligt begrundede ændringer i disse betingelser, eksempelvis som følge af lovændringer eller ændringer i leverancen. Væsentlige ændringer skal meddeles skriftligt med mindst 30 dages varsel og beskrive ændringen og dens betydning. Kunden kan opsige den berørte ydelse til ikrafttrædelsen ved at give besked inden denne dato.

Ændringer, der alene stiller kunden bedre eller er nødvendige straks efter ufravigelig lovgivning, kan gennemføres med kortere varsel. De meddeles kunden hurtigst muligt. En ny version på hjemmesiden ændrer ikke i sig selv en eksisterende aftale. Individuelt aftalte vilkår ændres ikke uden kundens accept.

Dansk ret og tvister

Aftalen er underlagt dansk ret. Parterne skal først søge at løse en uenighed ved dialog. Hvis det ikke lykkes, kan tvisten indbringes for de danske domstole efter de almindelige regler om værneting.

Hvis en bestemmelse ikke kan håndhæves, gælder de øvrige bestemmelser fortsat i det omfang, det er muligt. Ufravigelig lovgivning har forrang for disse betingelser.